Sharepoint Services

Windows SharePoint Services ile “İletişim Kurmak” -1

Bir firmanın üretkenliği ve verimi,  iç organizasyonları ve bu organizasyonlar içindeki çalışanların iletişimi açık, etkili  ve yüksek hızlı yapması  sayesinde mümkün olabilir.

Bu aşamada bilgi paylaşımının önemi büyüktür. Basit bir dosyayı bulmak için, bazen ne kadar zaman kaybettiğinizi hiç düşündünüz mü? Peki  bu zaman kaybı, sizin bir işi veya müşteriyi kaybetmenize sebebiyet verebileceğini hiç düşündünüz mü? Her gün çok basit ve rutin işler yüzünden saatler kaybedip, akşam eve sinirle döndünüz mü? Bu soruların cevabı evet ise, yardıma ihtiyacınız var demektir.

                Windows SharePoint Service(WSPS), basit anlamda bir intranet portalıdır. Ancak SharePoint’i diğer birkaç milyon portal’dan ayıran özelliği, firmanızın çalışanlarının ve departmanlarının arasındaki bilgi trafiğini çok basite indirgemesi, paylaşımı son derece kolaylaştırmasıdır. SharePoint takım oyunu için dizayn edilmiştir.

SharePoint Nedir?

SharePoint servislerini yüklediğinizde, basitçe firmanızın bir intranet portalı olur, yani firma içinde çalışan bir web sitesi. Bu portalda, firmanız hakkında istediğiniz tüm bilgileri, belge ve dökümanları yayınlayabilirsiniz.

Örneğin, basit bir izin formu, seyahat belgesi yada vizite formunu doldurmak için, İnsan kaynaklarına e-mail atmanız gerekir. IK çalışanı bilgisayarında yada ağdaki bir serverda ilgili formu bulur(en az 3-5 dk), emaile dosyayı ekler ve size gönderir. Bu işlemin gerçekleşmesi çalışanların yoğunluğu ve diğer talepleride karşıladığını göz önüne alırsanız, 30dk-2 saat arasını bulabilir.

                Ancak söz konusu belgeler, SharePoint Portal’da dursaydı, siz basitçe IK sayfasını açacak ve dokümanlar bölümünden formu doldurup, IK’ya yollayacaktınız. Bu da süreyi oldukça kısaltacaktı.

Dosya paylaştırmak ve paylaşılan dosyayı bulmak, son kulanıcılar için dünyanın en zor şeyi olabilir. Sizin için zor olan kısımı ise, file serverların gereksiz ve zararlı dosyalarla dolup taşmasını sağlamak, serverın işleyişini her daim sağlıklı tutmaktır genelde. SharePoint ile dosya paylaşımı, araması son derece kolaydır. Ayrıca siz, hangi dosyaların paylaşılıp hangilerinin yasaklanacağını belirleyerek serverı gereksiz buhranlardan korursunuz :)

Bunların dışında, takımlar için özel sayfalar oluşturabilir, bir file repository oluşturabilir, çalışanlar veya ekipler için Bloglar  oluşturarak sağlıklı bir iletişim yapısı kurabilirsiniz. Bunlar sadece SPS ile ilgili birkaç örnekti. SPS göründüğünden çok daha fazlasını veren bir ürün. Bunu yazının ilerleyen kısımınlarında daha iyi anlayacaksınız.

                Windows SharePoint servisleri, Eskiden Backoffice ürünü kategorisindeki  SharePoint server’ın devamı niteliğindedir. Windows Server 2003 ve 2008 için ücretsiz olarak dağıtılır. Ayrıca Windows SharePoint Service’e çok benzeyen, ancak daha karmaşık ve zengin özelliklerle donatılan Office SharePoint services’de, SharePoint ailesinin büyük abisidir.

Bu yazımda, Windows SharePoint Services 3.0 SP1’in, Windows Server 2008 üzerinde kurulumu ve temel konfigürasyonunun nasıl yapılacağını göstereceğim.

Kurulum

SharePoint kurulumu için

Donanım:

2.5 GHZ yada üzeri işlemci

1GB RAM

Tavsiye edilir.

Yazılım:

.net Framework 3.0 yada üzeri

IIS 6.0 (Windows Server 2008’de IIS 7.0 )

MSDE, Windows Server 2008 üzerindeki Internal Database, SQL Server 2005 servislerinden birisi gerekir. En iyi performans için SQL Server tercih edilmelidir.

SPS için gereken Database, Windows Internal Database( Windows Server 2008 ile birlikte gelir), MSDE yada SQL Server 2005 olabilir.

NOT1: MSDE Database boyutu 2 GB’a kadar çıkabilir ve aynı anda 5 kullanıcı database’e erişebilir. Windows Internal Database’de bu sınır 4 Gba çıkar. Windows SharePoint Service Kurulduğunda, internal Database limitleri kalkar.

NOT2: Windows Server 2008’e, SPS 3.0’ın ancak SP1 yada üstü bir versiyonunu kurabilirsiniz.

Ancak ben bu yazıda Kurulum Internal Database ile birlikte yapacağım.

İlk olarak Server managerı açalım ve Features bölümünden Add Features’ı seçelim.

Şekil 1

Selec t Features’dan .net .NET Framework 3.0 features ve altından .NET Framework 3.0’ı seçin. XPS viewer’ı  ve WCF Activation’ı  yüklemenize  gerek yoktur. Daha sonra Next e tıklayarak ve ardından Install  a tıklayarak yüklemeyi başlatın.

Şekil 2

Yükleme bittiğinde, yüklemenin başarılı bittiğine dair mesajı görmelisiniz. Close u tıklayarak pencereyi kapatın.

Şekil 3

Artık gerçek kuruluma başlayabiliriz. Microsoft Download Site’dan http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=EF93E453-75F1-45DF-8C6F-4565E8549C2A&displaylang=en adresinden SharePoint’i indirin. (104 MB)

Yukarıda da bahsettiğim gibi, Windows Server 2008 üzerine kurulum yapacaksanız SharePoint 3.0 SP1 yada üzeri bir sürümü kurmanız gerekir. Windows Server 2003 SP1 yada R2 üzerine kurulum yapacaksanız, 3.0 sürümünü kullanabilirsiniz. Bunun içinde http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=D51730B5-48FC-4CA2-B454-8DC2CAF93951&displaylang=en adresinden ilgili dosyayı indirin(77.7 MB)

İndirdiğiniz dosyayı  çalıştırın, aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşmalısınız(Şekil 4)

Şekil 4

Kurulumun başından ne tür bir kurulum gerçekleştireceğinizi belirlemelisiniz. Bu aşamada iki tür metod vardır ve bu metodlar SharePoint yapınızı doğrudan belirler

Basic: Tek SharePoint’den oluşan bir yapı.

Advanced : Tek SharePoint yada bir SharePoint Farm’ı( Çok sayıda SharePoint’den oluşabilen bir yapı)

Bu yazı tek SharePoint server’dan oluşan bir yapının nasıl oluşturulacağını açıklar. Bu sebeple Basic seçeneğiyle devam ediyoruz.

Basitçe kurulumu başlatın, SharePoint kurulmaya başlanacaktır. Bu esnada IIS kurulumu da gerçekleşecektir.

Şekil 5

Kurulum tamamlandıktan sonra, aşağıdaki ekranla karşılaşacaksınız.

Şekil 6

Varsayılan olarak kurulum bittikten sonra “Run SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard Now”seçili gelir. Close butonuna tıkladıktan sonra yapılandırma sihirbazı çalışacaktır. Yapılandırmayı sonraya bırakmak için, yukarıdaki checkbox ın seçimini kaldırabilirsiniz.

Karşımıza çıkan sihirbazda Next i tıklayarak devam edelim. Hemen karşımıza bir uyarı penceresi gelir.

Şekil 7

Bu uyarı bize; IIS, SharePoint Administration Service ve SharePoint Timer Service adlı servislerinin yapılandırma esnasında  start/restart edileceğini belirtir. OK’e tıklayıp devam edelim.

Şekil 8

Yapılandırma esnasında birşey yapmanız gerekmez. 10 adımdan oluşan yapılandırma aşağı yukarı 6-10 dk sürecektir. Eğer yapılandırma aşaması başarılı tamamlanmışsa aşağıdaki ekranla karşılaşırsınız:

Şekil 9

Finish butonuna tıklayarak kurulumu tamamlayabilirsiniz. Artık SharePoint portalımız kullanıma hazırdır. Portalımızı açmak için Internet Explorer’ a http://serveradi/ şeklinde, SharePoint’i kurduğunuz bilgisayarın adını yada ip adresini yazabilirsiniz. Örneğin ben http://portal08/ şeklinde aşağıdaki gibi siteyi  görüntüledim.

SharePoint Portalı açarken sizden kimlik doğrulaması yapmanız istenebilir. Burada administrator yada eşdeğer seviyede bir hesabın adını ve şifresini yazın. Normal kullanıcılar, aksi belirtilmediği sürece sayfaya erişim kazanamayacaklardır.  Bununla ilgili yapılandırma yazının ilerleyen bölümlerinde gösterilecektir.

Şekil 10

SharePoint kurulumu pek zorlu sayılmaz. Asıl önemli olan, SharePoint’i düzgün bir şekilde yapılandırmaktır. Anasayfada ilk olarak karşınıza “Get Started With SharePoint Services” adlı bir Announcement gelecektir. Bu linke tıklayın veya Lists Altındaki Tasks’a tıklayıp Administrator Tasks’ı açın (Şekil 11).

Şekil 11

Administrator Tasks’da, SharePoint yapılandırmasını kolaylaştırmak için bir checklist verilmiştir. Bu checklistteki seçenekleri tek tek yerine getirerek, eksiksiz bir yapılandırma gerçekleştirebilirsiniz.

İlk yapmanız gereken şeylerden birisi, Incoming Email setings, yani gelen posta ayarları. SharePoint servera zaman zaman email gönderilmesi gerekir.  2 numaralı Incoming  Email Settings’e tıklayarak  ilgili yapılandırma ekranını açalım (Şekil 12)

Şekil 12

Eğer daha önceden servera SMTP servisi kurmadıysanız, servisin kurulu olmadığına dair bir uyarı alırsınız (Şekil13) OK’e basarak bu uyarıyı görmezden gelelim şimdilik. Dilerseniz, SMTP servisini Sharepoint servera kurabilirsiniz. Ya da daha iyisi bu iş için bir Exchange Server kullanmaktır.

Şekil 13

Ben yazının amacı dışına çıkmasını engellemek için bu adımları göstermeyeceğim, ama gerekli ayarları birlikte yapacağız.

Configure Incoming Email Settings’den, Enable Sites on This server to Receive e-mail’ı “Yes” olarak işaretleyelim.(Şekil 14) Böylelikle serverımız dışarıdan email alabilecektir.

Şekil 14

                Incoming E-Mail Server Display address, seçeneğine bir domain adı yazın. Bu varolan bir domain olmalıdır. Buraya yazacağınız adres, portal’dan bir gelen email adresi oluşturmak için kullanılır. Portal’da gelen postalar buraya yazdığınız adres ile görüntülenir. Kısaca Portalın email adresidir bu. Ayrıca Email Drop Folder kısımına, Drop edilecek yani iletilmeyecek, çöp postaların tutulacağı bir dizin belirtin. Eğer server üzerinde SMTP servisi kurmuşsanız aşağıdaki yolu yazmanız yeterlidir.(Şekil 15)

Şekil 15

                Tasklar içinde bir başka görevde, Outgoing E-mail Settings”dir, giden posta ayarları. Portalımız sadece posta almayacak posta göndermeside gerekecektir. Bunun için SMTP serverınızın Bilgilerini doğru bir şekilde girmelsiniz.

Outbound SMTP server:  Email gönderecek olan SMTP Serverın Ip adresi yada DNS Adı.

From Address:  Gönderdiğiniz postyalarda kullanacağınız email adresi.

Reply-To-address : Eğer insanlar size gönderdiğiniz posta adresinden farklı bir adrese yanıt dönsün istiyorsanız bir Reply-To address girilebilir. Örneğin : Server Bu e-Posta adresi istenmeyen postalardan korunmaktadır, görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir. adresinden birisine posta gönderiyor. Postayı alan kişi reply seçeneğiyle postaya yanıt mail yazarsa, yine  Bu e-Posta adresi istenmeyen postalardan korunmaktadır, görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir. mesaj gönderir. Siz portal adresine değilde kendi posta kutunuza mail gelsin isterseniz, bir reply-to address  girebilir, From ile aynı bırakabilir yada aynısını da girebilirsiniz burada.

Şekil 16

Portala Erişimi Yapılandırmak

Portalımıza normalde Sadece Administrators grubunun üyeleri bağlanarak oturum açabilirler. Muhtemelen , portalınızı hazırlamadan kullanıcıların beğenisine sunmak istemeyeceksiniz. Ancak bir test sürüşü yapmak içinde  kullanıcıları Administrators grubuna  eklemek istemezsiniz. Portala hangi grupların erişebileceğini belirlemek için, portalın her yerinden ulaşabileceğiniz “Site Actions”dan Site Settings’e tıklayınız.

Şekil 17

Site Settings’den People And Groups’u  seçin. “New” menüsünden New Group’u seçerek yeni bir SharePoint grubunu oluşturun

Şekil 18

New Group Ayarlarında Name Kısmına SharePoint Grubunun adı ve AboutMe kısmına da grup hakkında birkaç bilgilendirici cümle yazın.  “Owner” alanına grubu yönetecek olankişiyi yazın. Bu genelde siz olursunuz, fakat ekibin bir şefi varsa o kişiyi owner yapabilirsiniz (Şekil 19)

Şekil 19

Yine aynı ekranda son derece önemli bir konfigürasyon yapmamız gerekiyor. O da portala erişeceklerin ne tür haklarla erişeceği.  4 adet SharePoint erişim kontrol seviyesi var :

Read : Basit site erişimi, sadece site gezilebilir, hiçbir değişiklik yapılamaz.

Contribute: Read ile aynı haklara sahip +  içerik ekleyebilir, kendi içeriğini silebilir. Yaptığı işlemlerin onay alması gerekir.

Design : Contribute ile aynı haklara sahip + Kendisi approve hakkına sahiptir.

Full Control: Contribute + Bu listeyide oluşturup güncelleyebilir.

Şekil 20

Gerekli ayarları yaptıktan sonra –ki ben Read ve Contribute olarak belirledim , kullanıcılarımızı ilgili gruba ekleyelim. Bu sefer New menüsünden “Add Users” ı seçerek belirlediğimiz kullanıcıları az önce eklediğimiz gruba ekleyeceğiz.

Şekil 21

Users/Groups Kısımında gruba üye yapacağınız kullanıcıların isimlerini yazın yada hemen alttaki defter işaretinden Server/Domain ve içinden de ilgili  grup/kullanıcıları seçin.

Şekil 22

Give Permission bölümünden, “Add users to a SharePoint group” seçeneğini seçin ve oluşturduğunuz grubu seçin. Bir başka alternatif ise kulanıcılara doğrudan permission vermektir.  Dilerseniz  Send Email kısımından “SendWelcome email to the new users seçeneğini seçerek”, yeni üye yaptığımız kullanıcılara bir merhaba mesajı gönderebiliriz. Gerekli seçenekleri belirledikten sonra OK’leyerek ayarları kaydetmeyide unutmayın.

BöyleceBir makalenin daha sonuna geldik. SharePoint makalelerim devam edecek.Bir sonraki makalemde SharePoint Portalımızın daha ince ayarlarını  yapacağız ve oldukça fonksiyonel bir “Paylaşım Noktası” haline getireceğiz.

İyi çalışmalar, esenle kalın

ÖZGÜR KOLUKISA

Sadece kayıtlı kullanıcılar yorum yazabilir.
Lütfen sisteme giriş yapın veya kayıt olun.